¿Cómo saldrán los despachos de esta crisis? De la supervivencia al nuevo modelo organizacional

Wolters Kluwer

La crisis desatada por la epidemia de Covid 19 está poniendo a prueba la capacidad de la abogacía, al igual que la de muchas otras actividades, para adaptarse a las exigencias de este momento.La pregunta que muchos se plantean es ¿cómo ser capaces de mantener nuestro nivel de servicio? Y ¿qué nos espera cuando todo esto pase? Unas preguntas inquietantes a cuya respuesta ha contribuido recientemente Richard Susskind.

Abogacía, tecnología y la crisis del coronavirus

Carlos B Fernández. La crisis desatada por la epidemia de Covid 19 está poniendo a prueba la capacidad de la abogacía, al igual que la de muchas otras actividades, para adaptarse a las exigencias de este momento.

Por un lado, las múltiples posibilidades tecnológicas disponibles, están permitiendo a la mayor parte de las firmas responder al desafío que supone el confinamiento y dar respuesta a muchas necesidades de sus clientes en esta nueva situación. Pero, por otro, esta va a provocar numerosas dificultades económicas para muchos de esos clientes y, por tanto, también para los despachos que les asesoran.

Por tanto, la pregunta que muchos se plantean es ¿cómo ser capaces de mantener nuestro nivel de servicio? Y ¿qué nos espera cuando todo esto pase?

Unas preguntas inquietantes a cuya respuesta ha querido contribuir uno de los mayores referentes globales sobre el negocio de la abogacía, Richard Susskind.

Este abogado, profesor y consultor británico, conocido mundialmente por sus estudios y predicciones sobre la evolución del mercado jurídico, difundidos en obras como El abogado del mañana, ha publicado en su perfil de LinkedIn un artículo, coescrito con su hijo Daniel, titulado precisamente "Las cinco fases de la recuperación del Covid 19" (Five Phases of Recovery from Covid-19), en el que aborda las fases por las que, en su opinión, pasará el sector de la abogacía hasta alcanzar una situación de recuperación del sector y el contenido probable de cada una de ellas.

De las estrategias de supervivencia a un nuevo equilibrio

Susskind advierte de entrada que en estos momentos no es fácil prever la duración de cada una de estas fases, pero considera que sí es posible identificar cuáles serán las características de cada una de ellas.

Esta evolución comenzará por una primera fase de adaptación a la nueva situación provocada por la paralización de la actividad económica y el confinamiento de la población, que Susskind denomina de movilización (mobilizationa), en la que lo principal objetivo de las firmas será intentar sobrevivir y continuar prestando servicios por medio del trabajo a distancia. Una situación para la que muy pocos despachos estaban suficientemente preparados, tanto en términos de organización, como de recursos tecnológicos y de cultura.

Para Susskind lo relevante es que durante esta fase, los despachos se juegan el mantenimiento o el incremento de las relaciones y de la reputación conseguidas a la largo del tiempo.

Superados esos primeros momentos, la mayoría de los miembros de los despachos han iniciado una segunda fase de encierro (lock-down), trabajando desde casa por medio de múltiples recursos tecnológicos disponibles para mantenerse en contacto tanto con sus colegas como con sus clientes

A pesar de que muchas firmas han conseguido adaptarse con éxito a esta situación, es evidente que el descenso de actividad económica va a afectar a la actividad y a los ingresos de los despachos, lo que podrá tener consecuencias sobre el empleo. Pero al mismo tiempo, se despachos desplegarán nuevas estrategias y prácticas para aumentar su eficiencia. En particular, Susskind subraya que las firmas más inteligentes serán las que utilicen de manera más creativa el aumento del tiempo no facturable de sus empleados.

El aumento de tiempo disponible permitirá a las firmas mejorar la formación de sus empleados por medio de la formación on line. Pero también será necesario que muchas de ellas faciliten apoyo a los miembros de sus equipos cuya estabilidad y salud mental pueda sufrir dificultades derivadas de la soledad, la desconexión y el encierro en sus hogares. Y este será también un momento para que los responsables de las firmas puedan plantearse algunas preguntas de calado sobre los valores y el propósito de su actividad.

Una vez que las restricciones de movimiento se relajen y gran parte de la población vuelva a su vida cotidiana, se iniciará una tercera fase, que Susskind denomina de resurgimiento o emergencia (emergence) y cuya evolución considera la más compleja de precisar.

En particular porque en esta fase, se corre el riesgo de que el rápido paso del confinamiento a la libertad de movimientos de la población provoque un rebrote de la epidemia, que dé lugar a un bucle de situaciones de confinamiento-desconfinamiento, que podría dar lugar a una división social entre aquellos que se han recuperado y disponen de libertad de movimientos y aquellos otros cuyas vidas continúen estando muy limitadas. Una extraña situación que podría generar a su vez el surgimiento de dos tipos de clientes y de mercados y, también, a una fuerza de trabajo igualmente dividida. Algo que podría dar lugar a complejas situaciones sociales y operativas.

Con todo, tras esta fase se iniciará una cuarta, en la que la mayoría de la población haya podido retomar su actividad ordinaria, por lo que es probable que se produzca una recuperación (surge) de la actividad económica y de la confianza del mercado.

En esta fase resulta previsible que se recupere con rapidez la actividad empresarial y económica, generándose una gran demanda de servicios profesionales que dará lugar a la recontratación de muchos de los que pudiesen haber sido despedidos en la segunda. Es muy probable también que en este momento, aquellos despachos que cuidaron de sus clientes en las primeras fases vean recompensada su dedicación.

Finalmente, Susskind prevé el inicio de una quinta fase caracterizada por un nuevo equilibrio (equilibrium), de muy interesantes características.

Según este experto, este momento no supondrá un retorno a la situación el sector a finales de 2019. La razón, sostiene, es que muchas de las tecnologías y nuevos procesos implantados por las firmas durante las primeras fases de la crisis, pasarán a ser consideradas por los clientes como preferibles a las anteriores, pues los clientes habrán podido apreciar las ineficiencias que se derivaban de estas, e insistirán en que se mantengan las nuevas alternativas digitales. Como consecuencia, en un plazo mucho más breve de lo previsto por muchos, amplias áreas del trabajo profesional de los abogados serán automatizadas y transformadas por la tecnología.

La advertencia final que deja Richard Susskind es que las firmas líderes deben tener diseñadas su estrategia y planes de actuación para cada una de las cinco fases.

Las exigencias de la transformación digital al desnudo

En opinión de Diego Alonso, socio de NizePartners, consultora especializada en el sector jurídico, la primera fase por la que pasarán las firmas de abogados en la recuperación de la crisis del Covid-19, la de movilización, "en la que ya estamos inmersos y que ha supuesto un cambio repentino del trabajo presencial al remoto", va a poner en evidencia "algunos aspectos clave relacionados con el nivel de transformación digital que tengan dichas firmas: primero, si la cultura tiene la transparencia como valor esencial en sus relaciones con el cliente y entre los propios abogados que la forman; segundo, qué personas y equipos de trabajo aportan valor añadido real y cuáles han basado su estrategia de supervivencia en esconderse detrás de reuniones interminables sin valor, el presentismo, etc.; por último, compromete definitivamente los modelos de facturación por horas y hace necesario una entrega de valor al cliente más ágil, cuidándole e involucrándole a lo largo de todo el proceso de prestación del servicio".

La crisis como oportunidad de mejora de la eficiencia de los despachos

En nuestro país, los profesionales consultados coinciden en lo sustancial con estas previsiones de Susskind.

Así, para Rafael García del Poyo, socio de Osborne Clarke, esta compleja situación va a suponer un importante cambio de mentalidad, muy similar a cuando una persona se traslada a trabajar al extranjero, "ya no vuelves a ser el mismo". En concreto, en opinión de este profesional, esta crisis ha actuado como un catalizador. "Todos hemos hecho un curso acelerado de trabajo a distancia que ha llevado a la práctica real esa transformación digital de la que llevábamos hablando tanto tiempo".

Por su parte, Emilio Gude, socio y adjunto a la dirección de Ceca Magán Abogados, considera que esta crisis ha generado un cambio de paradigma. "Se ha demostrado que la tecnología, que ha funcionado perfectamente, permite nuevas formas de trabajar", algo que "será todavía mejor cuando llegue el 5G".

Se ha puesto de manifiesto que el presentismo que dominaba en muchas organizaciones es absurdo y que lo principal es que los clientes puedan conseguir aquello que esperan de los despachos: "que le resuelvas sus problemas para poder continuar con sus negocios".

Por tanto, la visión de ambos expertos sobre los efectos de la crisis, en lo que al trabajo de los despachos se refiere, es positiva. García del Poyo considera que "los abogados, que por naturaleza somos muy versátiles, pues tenemos que adaptarnos siempre a las necesidades de nuestros clientes, hemos aprendido muchísimo de esta situación".

En este sentido, destaca dos aspectos que claramente han mejorado como consecuencia de esta nueva forma de trabajar: la comunicación y la eficiencia. "La necesidad de apoyo mutuo entre los miembros del despacho, ante la necesaria situación de confinamiento en que se encuentran muchos de ellos, ha aumentado la comunicación, gracias a las múltiples herramientas de que se dispone", algo que ha dado lugar a la aparición de muchas sinergias". Por una parte, los mensajes son ahora necesariamente más concretos y precisos, porque la comunicación virtual es diferente de la presencial.

Por otra parte, el trabajo en soledad y con menores distracciones ambientales permite una mayor concentración en las tareas y, a la vez, disponer de más calma para pensar. La sensación es que "se ha alargado la duración de la hora de trabajo". Y todo ello se está traduciendo en una mayor eficiencia.

Sin embargo Emilio Gude, que también aprecia la mayor flexibilidad que se ha introducido en los despachos como consecuencia de esta situación, considera que "en esta situación no se puede vivir mucho tiempo, pues sobre todo a los abogados jóvenes se les forma mucho con el contacto diario".

Impacto de la crisis sobre el negocio de los despachos

En cuanto a los efectos directos de esta situación sobre los resultados económicos de los despachos, nuestros dos interlocutores ofrecen diferentes perspectivas.

Para un despacho de fuerte componente internacional, como el de García del Poyo, la crisis es global, pero sus efectos no son iguales en todas partes. No todos los países sufren sus consecuencias de la misma manera, porque "hay diferentes realidades". En particular, "los clientes con implantación internacional tienen muy diversificados sus riesgos". Y esto tiene un efecto directo sobre los resultados de los despachos, pues "nosotros somos prestadores de servicios a los sectores primario y secundario, por lo que si estos se recuperan, los despachos lo harán también".

En cualquier caso, añade, "hay que actuar con cautela, pues se trata de una situación completamente novedosa, en la que todos estamos aprendiendo". En cualquier caso, subraya "en todas las crisis es fundamental mantener el optimismo".

Desde la perspectiva de un despacho de implantación básicamente nacional, Emilio Gude, prevé por su parte que se va a producir una disminución de la facturación, pero no especialmente grave. Al menos en los despachos multidisciplinares, pues las áreas que puedan sufrir mayores descensos, como operaciones (M&A), se verán compensadas por otras que están desplegando una actividad frenética, como laboral, fiscal o concursal. En su opinión, los despachos especializados, con menos diversidad de oferta de servicios, pueden sufrir más.

Y si bien entiende que la situación económica de muchos clientes va a empujar a los precios a la baja ("no se va a poder cobrar lo mismo por hora trabajada"), Gude se muestra optimista de cara al final de año: "El primer trimestre estaba ofreciendo muy buenos resultados, por lo que si el parón económico no se prolonga, el año podría salvarse durante el último trimestre".

Efectos sobre el empleo en los despachos

Por el momento esta situación no está afectando de forma relevante al empleo en las firmas, si bien Gude señala que lo que se ha detenido es la contratación de becarios, con motivo de la suspensión de los exámenes de acceso a la profesión.

Con todo no descarta que puedan producirse despidos, en particular en aquellas áreas que estén dimensionadas para afrontar mayores cargas de trabajo que las actuales, por lo que ahora puedan estar sobredimensionadas. Pero cree igualmente que el interés de preservar el valor de la marca para los despachos impedirá que estas salidas sean mayores.

El momento de la "selección natural" de los negocios

A este respecto, Diego Alonso concluye que "no cabe duda de que serán tiempos difíciles", en los que se tomarán decisiones importantes en el ámbito de las personas que integran las firmas, y que son su mayor activo". Algunos, como refleja Susskind, aprovecharán el momento para mantener ese valor, "otros no tanto".

Lo que está claro, añade este experto, es que, de esta suerte de selección natural, los mejores "casos de negocio" que surgirán dentro de las firmas y que pueden perpetuarse en la fase de "vuelta a un nuevo equilibrio" serán los que consigan perpetuar unos valores comunes entre los miembros del equipo, "una apropiada gestión de la crisis a nivel humano que evite que el capital intelectual se vea afectado en exceso y, todo esto, en coordinación con el uso de herramientas tecnológicas que faciliten la entrega de valor".

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