Abogacía, tecnología y la crisis del coronavirus

20-3-2020 | Wolters Kluwer

La situación generada por la epidemia está poniendo de relieve con toda crudeza la necesidad de que los despachos cuenten con medios tecnológicos adecuados para afrontar el trabajo en unas condiciones inéditas. Pero más allá de esas circunstancias, la crisis está evidenciando la muy favorable situación en que se encuentran aquellas firmas que ya hubiesen afrontado el cambio, y las importantes oportunidades que se ofrecen al sector, incluido el posible impulso de los tribunales on line.

Abogacía, tecnología y la crisis del coronavirus

Carlos B Fernández. A mediados de 2019, el informe “El abogado del futuro - The Future Ready Lawyer” elaborado por Wolters Kluwer, destacaba que los despachos que han sabido aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología se encuentran mejor preparados para seguir el ritmo de la evolución del mercado, que aquellos que apenas están comenzando a utilizarla, o que no la utilizan en absoluto. Pocos podían imaginar que menos de un año después, los hechos iban a ratificar de una forma masiva y global ese vaticinio.

Y es que en estos momentos, marzo de 2020, la pandemia del COVID 19 ha obligado a la práctica totalidad de firmas legales a cambiar radicalmente su forma de trabajar. Al igual que otras muchas actividades, los despachos han debido enviar a sus profesionales a casa, a la vez que han visto cancelado todo tipo de reuniones, encuentros e incluso juicios. En estas condiciones, la continuidad de su trabajo ha pasado a depender, esta vez por completo y de forma irremediable, de la tecnología. Y ello por un tiempo incierto, que puede durar meses.

Situación en España

En nuestro país, la mayoría de las firmas de un cierto tamaño parece que han podido adaptarse sin especial dificultades a esta nueva forma de trabajar. Estos despachos están preparados para trabajar a distancia, sus herramientas de trabajo y sistemas de gestión documental están en la nube y cuentan con eficientes sistemas de comunicación en línea. Y lo que es más importante, sus empleados y profesionales están capacitados para utilizar estos sistemas y disponen de las infraestructuras, el hardware y las medidas de ciberseguridad necesarios para atender a las necesidades de sus clientes desde cualquier lugar.

Sin embargo esta no es la situación de todo el sector. Tal como señala por correo electrónico Jorge Morell, abogado y socio de la consultora especializada en tecnología legal Legaltechies, “según datos de 2019, poco más del 30% de los abogados españoles usaban software que facilitara el acceso directo a archivos o proyectos en proceso. Y solo un poco más del 50% trabajaba en la nube”. Por tanto, en estos momentos un tercio amplio de nuestras firmas “debería poder teletrabajar con cierta facilidad”, pero “quedan otros dos tercios que es probable que lo tengan más difícil y deban hacer ajustes estas semanas para ponerse a ello”.

La buena noticia, añade Morell, es que “mucha tecnología para hacer ese salto al teletrabajo tiene un coste relativamente bajo”. Ahora bien, advierte, “tenemos por un lado el problema de la formación y la dificultad para adaptarse a esa nueva forma de trabajar en muy poco tiempo, y por otro lado, el de que si bien el coste puede ser bajo, muchos abogados van a ver cómo sus ingresos bajan durante este periodo por el parón de la actividad económica. Por tanto, es una situación compleja”.

Teletrabajar no es solo dar un ordenador portátil a los abogados

Esta situación es muy similar a la que se produce en otros países, tanto en Europa como en los Estados Unidos.

Como explica Markus Hartung, abogado, fundador y ex director del Centre for the Legal Profession de la Bucerius Law School de Hamburgo, a través del correo electrónico “los bufetes de abogados se han visto sorprendidos por el virus. La mayoría de ellos no tienen planes de contingencia”. Y si bien “los grandes despachos, al igual que las grandes empresas, cuentan con planes de continuidad de negocio, estas son excepciones a la regla". Ello sin mencionar, añade, que muchos de estos planes "son difícilmente aplicables a la situación actual”.

Por ello, considera que la realidad es que “muy pocos bufetes de abogados están preparados para enviar a sus empleados a trabajar en casa” y, de hecho, “probablemente muchos no saben lo que significa realmente trabajar en casa”. Estas firmas, subraya Hartung, deberían tener en cuenta que el teletrabajo “significa algo más que enviar a los empleados a casa con un portátil”.

Esta visión es compartida desde los Estados Unidos. Como recientemente ha destacado Robert Ambrogi en Above the Law, muchos despachos siguen limitados por sistemas informáticos locales, que sólo funcionan dentro de una oficina. Pero otros muchos ni siquiera están tan avanzados, y siguen dependiendo en gran medida de los sistemas de archivo de papel. Y otros no cuentan prácticamente con ninguna infraestructura para que su personal trabaje fuera de la oficina. En concreto, los resultados de la Encuesta de Tecnología Jurídica de la ABA de 2019 (2019 ABA Legal Technology Survey Report), apunta a que una parte considerable de los profesionales jurídicos norteamericanos está mal equipada para hacer frente a una situación prolongada de trabajo a distancia, pues, baste este dato, sólo el 58% de los abogados están utilizando sistemas basados en la nube; y, de estos, el más utilizado es Google Docs.

Además, la adaptación a la nueva forma de trabajar no es ni tan rápida ni tan inmediata. Como recientemente informaba Victoria Hudgins en Law.com, diversos especialistas en tecnología han puesto de manifiesto que muchos despachos carecen incluso de los equipos portátiles necesarios que facilitar a sus profesionales, así como tampoco disponen de la conectividad suficiente, ni de estructuras en la nube, escritorios remotos y redes privadas virtuales (VPN), adecuados. Algo que puede complicar notablemente, cuando no impedir, un trabajo eficiente y, con ello, la obtención de ingresos.

Pero, subraya Ambrogi, incluso si los despachos estuvieran tecnológicamente preparados, muchos de sus abogados no lo están. Muchos de estos profesionales, añade Ambrogi, siguen siendo en gran medida incompetentes, o al menos no están capacitados, en materia de tecnología, incluso “algunos se resisten con orgullo a aprender tecnología” y otros, simplemente no se han tomado el tiempo para hacerlo.

Una opinión en la que coincide Daniel W. Linna Jr., Director of Law and Technology Initiatives & Senior Lecturer de la Northwestern Pritzker School of Law & McCormick School of Engineering, quien señala que “una cosa es disponer de la tecnología que permita realizar el trabajo a distancia, incluyendo sistemas de gestión de documentos y de videoconferencias. Pero contar con esas herramientas no significa que esté implantada la cultura que permita aprovechar al máximo esas herramientas”.

Más allá de la infraestructura y la cultura para prestar servicios jurídicos de calidad, las firmas deben considerar el coste que el teletrabajo supone para las personas que integran las firmas. Como indica Linna, “ya antes de esta crisis sabíamos que nuestras actuales formas de trabajo suponen un mal equilibrio entre el trabajo y la vida privada, lo que acaba dando lugar a estrés, alcoholismo y depresión, entre otros problemas”.

Más allá de la infraestructura y la cultura para prestar servicios jurídicos de calidad, las firmas deben considerar el coste que el teletrabajo supone para las personas que integran las firmas. Si los abogados y otros profesionales de un bufete de abogados ya se encuentran muchas veces al límite de sus posibilidades, haciendo las cosas de la manera en que siempre las han hecho ¿cómo podrán mantener las cosas funcionando a distancia?, se pregunta este experto. Hay que tener en cuenta, añade, que trabajando en casa, muchos abogados deben lidiar con el estrés propio del trabajo, y además cuidar de los niños y de otras personas próximas. Por ello Linna es partidario de un movimiento que impulsa la calidad en el trabajo, implementando la mejora de los procesos y la gestión de proyectos, para mejorar los caóticos entornos de trabajo (tal como expuso en “Evaluating Legal Services", en https://www.legaltechlever.com).

Las consecuencias de la falta de capacidad tecnológica para afrontar la crisis

Las razones de esa pasividad en cuanto a la adaptación tecnológica vienen de lejos. Markus Hartung la explica como la consecuencia de la cultura del "presentismo", de “quedarse en la oficina, pase lo que pase” que ha caracterizado a muchos despachos. Y una cultura que ha seguido siendo la prevalente, pese a que desde hace tiempo, antes de que llegara el virus, ”estaba claro que la generación más joven esperaba de sus empleadores más flexibilidad en el trabajo, lo que incluye la oficina en casa.”

Pero ahora, destaca Bob Ambrogi, ya no se trata simplemente de que los abogados cumplan con el deber de competencia tecnológica que les exigen numerosos tribunales norteamericanos, sino que de esa competencia va a depender su propia supervivencia como firmas.

De forma mucho más brusca de lo previsto, la repetida imagen de un sector legal que "evoluciona" se ha transformado en la de un sector legal en el que todo ha cambiado de la noche a la mañana. Y en este contexto, es evidente que los despachos y los abogados que ya han acogido la tecnología están mejor preparadas para esta nueva normalidad.

Como explica Hartung, “Los bufetes de abogados que ya utilizan las herramientas de Legal Tech y cuentan con su software de gestión y con sistemas de gestión documental en la nube se dan cuenta de repente de cuántas ventajas tienen sobre sus competidores analógicos”.

Con esos sistemas, los abogados pueden acceder a la firma y a todo su conocimiento, herramientas y documentos, desde cualquier lugar, de modo que la conexión con los clientes se mantiene. Del mismo modo, las firmas advierten que las inversiones que realizaron en herramientas de videoconferencia y en otras herramientas que permiten trabajar de forma móvil, hacen que los clientes apenas noten que los empleados no están trabajando desde la oficina. Y esto incluye también los propios procesos de trabajo porque la tecnología no lo es todo”. Proporcionar a los empleados ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes “no tiene nada que ver con una moda, sino con los requerimientos actuales del trabajo en movilidad”.

En definitiva, como indica Dan Linna, “los bufetes de abogados que han invertido en (automatización de las) operaciones legales, innovación y tecnología van a tener la oportunidad de diferenciarse”.

Pero, advierte Ambrogi, para las firmas que se han retrasado en la adopción de la tecnología, para los abogados que se han retrasado en el aprendizaje de la tecnología, las próximas semanas y meses podrían ser una prueba de fuego. “Es triste decirlo, pero si la situación persiste, podría forzar el cierre de algunos despachos”, alerta.

No desperdicies las oportunidades que revela la crisis

Con una visión hacia el futuro Markus Hartung destaca que la frase "Nunca desaproveches una crisis seria” (You never let a serious crisis go to waste, atribuida a Rahm Emanuel) nunca ha sido tan cierta para los despachos de abogados como ahora. “Esta es una oportunidad para hacer cosas que antes no podías hacer.”

Nadie debe esperar o esperar que esta crisis termine en dos semanas, advierte, por tanto, “Ahora es el momento adecuado para invertir en una infraestructura digital”.

En una situación así, cualquier socio de un bufete de abogados, por muy conservador que sea, debe entender que su firma debe dar el paso a lo digital.

Y como añade Jorge Morell, un punto positivo de esta crisis es que “cuando se dice que los cambios en muchas tareas legales (desde aplicar procesos, a trabajar a distancia, la flexibilidad horaria o la conciliación), son muy difíciles y lentos de aplicar, esas excusas se esfuman de golpe cuando no queda más remedio que poner en marcha esos cambios”. Por tanto, “quizá una buena lección de esta crisis, es que mucha de nuestra parálisis y rechazo el cambio está en la cabeza”.

Para ello, como remata Hartung, el enfoque debe ser, en primer lugar, poner en marcha la empresa, hacia una movilidad inteligente (mobilewise). Algo para lo que, destaca, están trabajando intensamente en la European Legal Tech Association (ELTA), de la que fue fundador.

¿Un momento para impulsar los tribunales on line?

En este contexto general de paralización de toda actividad que suponga desplazamiento o proximidad de personas, incluida la actividad judicial, la posibilidad de contar con unos tribunales capaces de tramitar y resolver asuntos sin la presencia física de los intervinientes se presenta como una alternativa muy real.

Se trata de un tema al que Richard Susskind, el gran referente en todo lo relativo a la evolución del mercado de servicios legales, ha dedicado mucho trabajo y, en particular su último libro, titulado precisamente “Online Courts and the Future of Justice”.

En el mismo, Susskind destaca la importancia de contar con un nuevo sistema que garantice el acceso a la justicia de los ciudadanos, en unos tiempos, advierte, en muchas personas parecen disponer de mejor acceso a Internet que a los tribunales.

En opinión de este experto, el modelo más extendido de acceso a la justicia ya no es sostenible. Máxime cuando tecnología ofrece grandes oportunidades de cambio en todos los ámbitos de nuestra actividad social y laboral. Por ello es necesario, señala, abrir nuevas perspectivas para nuestras instituciones sociales más relevantes, como es la justicia. Algo que requiere superar los prejuicios, incluso bien intencionados, de aquellos que firmemente asentados en los valores y procedimientos de los tribunales convencionales, solo entienden la actividad de la justicia como aquella en la que las partes dirimen sus diferencias cara a cara, en público y frente a un Juez.

Y aunque la zona de confort de abogados y jueces se encuentra firmemente asentada en una salas de vistas y no en una zona de trabajo colaborativa y on line, Susskind defiende que ello no nos debe disuadir de explorar mejores caminos para la administración de justicia.

O, como explica de otro modo Jorge Morell, “basta ver las noticias para comprobar que el sistema judicial es incompatible casi en su totalidad con el concepto de distanciamiento social y aislamiento. Por tanto, cuando todo vuelva a la calma quizá podamos empezar a repensar seriamente la forma de operar de muchos tribunales”.

En esta línea, Dan Linna destaca por su parte que “esta crisis también debería acelerar la implementación de los tribunales en línea”, poniendo de manifiesto todo a lo que es posible acceder contando con una buena organización de procesos y con la tecnología audivisual necesaria. Algo para lo que no debería ser obstáculo las posibles malas experiencias que algunos puedan sufrir con estos sistemas y que otros podrán usar como "datos" para argumentar en contra de futuros cambios, pues con la tecnología disponible es posible gestionar las emergencias que puedan surgir. Sin embargo, concluye, esa capacidad de solucionar creativamente los problemas, "no sustituye al compromiso de tiempo y recursos que es necesario para diseñar, desarrollar y mejorar continuamente los servicios y sistemas legales para el futuro".

Solicita aquí información sobre nuestros productos gratuitos

Selecciona las opciones que te interesen (*):

Cumplimenta este formulario seleccionando las opciones que te interesen para conseguir los contenidos gratuitos que Wolters Kluwer y Microsoft ofrecen para nuevos clientes con motivo de la crisis del coronavirus:

Kleos, la solución de gestión para despachos de abogados. Microsoft Teams, la herramienta líder de colaboración remota de equipos de trabajo y toda la información actualizada con la "Guía práctica de los efectos jurídicos del CORONAVIRUS".

También estamos a tu disposición:

  • Desde la cuenta de correo electrónico:
    insidesales@wolterskluwer.com.
  • En el teléfono:
    963 51 26 47
  • Horario de atención:
    lunes a jueves 9:00-14:00h. y de 16:00-18:30h.
    viernes de 9:00-14:00h.

Te puede interesar